능동적으로 회의 비효율 제거하기
퇴근하고 집에 돌아오면서 종일 숨 가쁘게 일한 것 같은데 대체 무슨 일을 한 건지 잘 모르겠는 그런 날들이 한 번쯤 있을 것이다. 나 역시 그런 기분을 느끼며 회사를 나서는 날들이 꽤 자주 있다. 보통 캘린더에 회의가 빼곡하게 차 있던 날들이 그런 감각을 준다는 사실을 깨닫고 ‘회의’ 에 대해 곱씹어보게 됐다.
나는 평소에도 시간을 효율적으로 사용하는 일에 관심이 많다. 그러다 보니 자연스럽게 수많은 회의를 의미 있게 혹은 효율적으로 사용하고 있는지 관찰하고 추적하는 시간도 가져보았다. 그렇게 회의를 준비하고, 진행하고, 마치는 일에 대해 스스로 갖는 질문과 기준이 생겼다.
회의 전, 3가지 질문하기
1. 회의를 주최하는 목적이 무엇이지?
보통 누군가 회의를 열고 사람들을 불러 모을 때는 분명 얻고자 하는 것이 있다. 회의에서는 여러 가지 해결책 중 어떤 것을 선택할지 결정하기도 하고, 특정 일을 할 것인지? 한다면 누가 언제 할 것인지? 결정하기도 하며, 중요한 의사결정을 공유하는 자리이기도 하다.
중요한 건, 회의는 가볍게 수다를 떨거나 목적 없이 서로의 생각을 나열하고 끝나는 자리가 아니라는 것이다. 회의를 주최할 때 생각해야 하는 첫 번째 일은 이 회의가 하나의 해결책을 찾기 위함인지, 업무에 대한 의사결정인지 그 목적을 분명히 하는 것이다.
2. 이 회의는 ‘누구’ 에게 ‘왜’ 필요한 거지?
회의의 목적을 알았다면 이제는 ‘누구’ 에게 ‘왜’ 필요한 회의인지 명확히 해야 한다. 종종 주기적으로 반복되며 선택적 참여가 아닌 회의임에도 불구하고 10명이 넘어가는 회의에 초대되면, 이 회의의 필요 여부 자체를 의심하게 된다.
내가 회의를 주최하며 참여자를 선택할 때 스스로 던지는 질문은 ‘이 사람은 미팅에서 어떤 결과를 얻어갈 수 있지?’ 이다. 나에게 필요한 미팅이라고 관련 있을 것 같은 사람을 고민 없이 추가하다 보면, 누군가에게는 결과가 흐릿한 시간 낭비로 여겨질 수 있다.
‘누구’ 에게 ‘왜’ 필요한 미팅인지 명확해지면 사전 회의록을 작성하기도 수월하다. 회의의 목적과 참여자들의 관계가 명료하니 안건 작성도 깔끔해진다. 또한, 아래 이미지처럼 참여자들에게 효율적인 회의 진행을 위해 사전 준비를 요청하기에도 무리가 없다.
